戦略⑨ 会議・コミュニケーションルールの整備
ここでは、社内の会議とさまざまなコミュニケーションのルールづくりを行います。これによって、次の三つの効果が得られます。
①意思決定のスピード・正確性アップ
②必要情報の効率的な伝達
③ 情報の共有と活用促進
まず、会議について、次の事項を明確にしてください。
・会議の名称
・開催頻度とそれに応じた日時、曜日など
・目的
・検討事項
・参加者
次に、議事録の書式と作成者、報告者とその方法、保存場所を決めます。
また、毎期期首に会議の年間スケジュールを作成し全社員に公開します。
コミュニケーションのルールとは、主に報告のルールになります。たとえば、次のようなものが挙げられるでしょう。
・業務日報・営業日報・週報・月報などの書式と報告方法
・クレーム報告書と報告者と報告方法、報告期限
・成功・失敗事例などの報告、共有者とその方法
・顧客の声の報告書式とその方法
・業績や費用などの数値報告の書式とその方法
・改善や企画の提案の書式とその方法
これらのルールや書式を決めて社員全員に周知します。
そして、運用で大事なことが2点。一つはルールどおりに運用されているかをチェックすること、 もう一つは、その内容や質もモニターしていくことです。そして運用していくなかで、必要に応じて指導をしたり、ルール、書式の改善を行っていきます。
こうした運用管理を徹底する責任者を最初に決めておくことも必要です。
戦略⑩マニュアル・手順書の整備
マニュアルや手順書を作成するうえでポイントは三つあります。
一つ目は、成果につながりやすいものから作成すること。二つ目は、仕事を行っている本人と一緒に作成すること。そして三つ目は、5名以上で行っている業務で、内容や作業手順、成果、ミスにつながるポイントが明確な仕事をマニュアルにすることです。
成果につながりやすいものとは、たとえば「営業戦略」で取り上げた「営業プロセス」がこの手順書にあたります。「経営計画」のなかから重要かつ手順化が必要なものから取り組むとよいでしょう。
「営業プロセス」のところでもお話ししましたが、マニュアルや手順書は、実際その仕事に携わっている人のなかでベストなプロセスを実行している人や成果を出している人と一緒に作成するとよいでしょう。 本人が店舗や営業所勤務で遠隔地にいる場合はスカイプやテレビ会議などで参加してもらいましょう。 どうしても難しい場合は本人に作成してもらった資料をもとに会社のマニュアル手順書としてまとめましょう。
一方、業務プロセスがまだ確立できていなかったり、新たな業務がこれから発生する部署や仕事は、ある程度プロセスが確立できた段階から作成に取り掛かった方が効率的です。
